O delivery receipt e a confirmação de entrega de um e-mail

Quantas operações temos por dia, e quantos e-mails, seja coorporativo ou não, onde sequer  a confirmação de entrega (delivery receipt) temos no nosso conjunto  provatório e, por açodamento, já queremos ingressar com uma demanda judicial apenas com esta base no falho discurso: “mandei para o sacado/cedente, se não  abriram, problema deles"? Pois hoje, com o uso da Inteligência Artificial nos auxiliando, escrevemos este artigo como complementação ao recentemente publicado aqui no site do SINFAC-SP: "A obrigação de notificar para a recompra e o que é o delivery receipt – como instalar".

Um "delivery receipt" é um recibo de entrega, em português, com descrição dos itens: data, horário, endereço de entrega e assinatura do destinatário. Por isso, orientamos o uso  do carimbo do tempo para verificar com exatidão o horário da abertura do e-mail. 

No contexto de e-mail

- Confirmação de entrega: Um recibo de entrega de e-mail é uma confirmação de que a mensagem chegou à caixa de entrada do destinatário ou ao servidor de e-mail dele.

- Diferença de "recibo de leitura": É diferente de um recibo de leitura, que confirma que a mensagem foi aberta. O recibo de entrega não garante que a mensagem foi lida.

- Como solicitar: Em programas como o Outlook, a opção pode ser encontrada nas "Opções" ao redigir uma nova mensagem, na aba "Rastreamento". 

Noutras e claras palavras, em centenas de processos verificamos que sequer o delivery receipt – conhecimento de entrega do e-mail, foi apresentando, seja o e-mail institucional ou não.

Veja como fazer isso no seu Outlook:

Para e-mails (como Outlook ou Gmail)

Em serviços de e-mail, o recurso é conhecido como "confirmação de entrega" ou "recibo de leitura": 

- Outlook: Ao redigir um novo e-mail, vá para a aba Opções e marque a caixa de seleção Solicitar Confirmação de Entrega ou Solicitar um Recibo de Leitura.

- Gmail: Para contas profissionais ou escolares, ao redigir uma mensagem, clique no menu de opções (três pontos) e selecione Solicitar recibo de leitura. 

"Bounce" significa "quicar" ou "saltar" em inglês e, dependendo do contexto, pode se referir a diferentes conceitos: um e-mail que não foi entregue ao destinatário.

Em e-mail marketing

·       Bounce (e-mail): 

O termo é usado para descrever quando um e-mail não pode ser entregue. Ele volta para o remetente com uma notificação de erro. 

·       Hard bounce: 

Ocorre quando o endereço de e-mail é inválido (ex: não existe), e o e-mail é permanentemente rejeitado. 

·       Soft bounce: 

É uma rejeição temporária, como quando a caixa de entrada do destinatário está cheia ou o servidor está fora do ar. 

Um e-mail corporativo é uma conta de e-mail profissional que utiliza o domínio personalizado de uma empresa (ex: nome@suaempresa.com.br), ao contrário dos e-mails gratuitos (ex: @gmail.com). Essa modalidade reforça a identidade da marca, transmite maior profissionalismo e credibilidade, além de permitir a criação de diferentes contas para funcionários e departamentos. Ele é essencial para a comunicação interna e externa de negócios de todos os tamanhos. 

Diferenças do e-mail pessoal

·       Domínio personalizado: O e-mail corporativo usa o domínio da empresa, enquanto o pessoal usa o de provedores gratuitos.

·       Profissionalismo e credibilidade: Reforça a identidade da marca e transmite confiança aos clientes.

·       Organização e gestão: Permite criar endereços para diferentes departamentos (ex: contato@, financeiro@) e para cada funcionário.

·       Funcionalidades extras: Frequentemente oferece recursos de gerenciamento de agenda, armazenamento de arquivos e comunicação interna. 

Como um e-mail corporativo funciona

·       Ele é personalizado com o nome da empresa, como  joão@minhaempresa.com.

·       É uma ferramenta para gerenciar a comunicação interna e externa, tanto para clientes quanto para fornecedores.

·       Pode ser usado em estratégias de marketing e para garantir uma comunicação mais consistente.

·       É oferecido por empresas de serviços de e-mail, com diferentes planos de acordo com o tamanho da necessidade da empresa. 

Benefícios

·       Construção de marca: Fortalece a identidade e o profissionalismo da sua empresa.

·       Confiança e credibilidade: Garante que a comunicação vem de uma fonte oficial da empresa.

·       Comunicação organizada: Facilita a separação de comunicações por departamento e por funcionário.

·       Segurança e controle: Oferece mais segurança e controle sobre a comunicação e o acesso às informações

O e-mail com certificado digital oferece validade jurídica e segurança, sendo um e-mail com prova confiável de envio, recebimento e leitura, com integridade do conteúdo e identidade de remetente e destinatário. As principais vantagens incluem a redução de custos e riscos com processos físicos, a agilidade nas transações e comunicações, e a garantia de autenticidade e confidencialidade das informações. 

Vantagens do e-mail com certificado digital

·       Segurança e Confidencialidade: Garante que apenas o destinatário possa ler o conteúdo da mensagem, através da criptografia.

·       Validade Jurídica e Prova Legal: As mensagens e anexos possuem validade jurídica, servindo como prova documental em disputas, e assegurando a identidade do remetente e destinatário.

·       Autenticidade e Integridade: Confirma a identidade do remetente e assegura que o conteúdo da mensagem (incluindo anexos) não foi adulterado durante o trânsito.

·       Redução de Custos: Elimina gastos com postagem, transporte e deslocamentos, sendo mais rápido e econômico que métodos tradicionais como carta registrada.

·       Agilidade e Praticidade: Envio e recebimento de informações de forma instantânea, de qualquer lugar e a qualquer hora.

·       Comprovação de Envio e Recebimento: Fornece evidências técnicas do envio e do recebimento do e-mail pelo destinatário, com data e hora

Para comprovar um domínio de e-mail, você precisa verificar sua propriedade adicionando um registro específico às configurações de DNS do seu domínio, como um registro MX ou TXT, seguindo as instruções da plataforma que você está usando (por exemplo, Google, Microsoft). Outra forma é utilizar ferramentas de verificação de e-mail ou de consulta WHOIS para confirmar que o domínio existe e está ativo, o que pode ser feito diretamente no site do registro (como registro.br para domínios .br). 

Verificação de propriedade do domínio

1.    Faça login no painel do seu provedor: Acesse o painel de controle da plataforma (como o Google Admin Console) que exige a verificação.

2.    Vá para a seção de domínios: No menu, procure por "Conta" e depois por "Domínios".

3.    Inicie a verificação: Clique em "Verificar domínio" e siga as instruções. A plataforma fornecerá um registro de verificação único.

4.    Adicione o registro às configurações de DNS: Faça login no seu host de domínio (onde você comprou o domínio) e adicione o registro fornecido pelo Google (geralmente um TXT) na seção de configurações de DNS.

5.    Confirme a verificação: Volte ao Google Admin Console e solicite a busca pelo registro. Após alguns minutos, a verificação será concluída. 

Verificação de e-mail individual (para saber se um endereço existe) 

1.    Use ferramentas de validação: Existem diversas ferramentas online que verificam a validade de um e-mail.

2.    Verifique o domínio: Essas ferramentas confirmam se o domínio existe, se está registrado e se é capaz de receber e-mails (verificando os registros MX).

3.    Teste a sintaxe: A verificação também garante que o endereço segue o formato correto, como nome@dominio.com.

4.    Consulte o WHOIS: Para saber informações sobre o proprietário de um domínio já existente, use ferramentas como o WHOIS, disponível em sites como o registro.br, que mostra o nome do registrante e a data de expiração, afirma a Hostinger e o registro.br. 

Perícia judicial num e-mail

Para fazer uma perícia judicial de um e-mail, é necessário solicitar ao juiz que designe um perito forense para analisar o e-mail. O perito irá realizar uma análise técnica detalhada para verificar a autenticidade da mensagem (origem, destino, data, hora, anexos), a cadeia de custódia (se não houve adulteração) e, em alguns casos, coletar evidências forenses de servidores e logs. O processo geralmente envolve um pedido formal às partes, nomeação de um perito, análise técnica e apresentação de um laudo pericial. 

Por experiência diária, muitos Juízes tem indeferido este tipo  de prova ao longo e ao correr do  processo, negativas estas que são mantidas pelo Tribunalll, co base no Código de Processo Civil: os termos dos artigos 370 e 371 do Código de Processo Civil (CPC). Ele tem o poder de determinar as provas necessárias ao julgamento do mérito, indeferir diligências inúteis ou protelatórias e, de acordo com o princípio do livre convencimento motivado, apreciar a prova constante dos autos e indicar na decisão as razões de seu convencimento. Justamente por isso aconselhamos o uso do remédio previsto no art. 381 do Código de Processo Civil Brasileiro:

Art. 381. A produção antecipada da prova será admitida nos casos em que:

I - haja fundado receio de que venha a tornar-se impossível ou muito difícil a verificação de certos fatos na pendência da ação;

II - a prova a ser produzida seja suscetível de viabilizar a autocomposição ou outro meio adequado de solução de conflito;

III - o prévio conhecimento dos fatos possa justificar ou evitar o ajuizamento de ação.

§ 1º O arrolamento de bens observará o disposto nesta Seção quando tiver por finalidade apenas a realização de documentação e não a prática de atos de apreensão.

§ 2º A produção antecipada da prova é da competência do juízo do foro onde esta deva ser produzida ou do foro de domicílio do réu.

§ 3º A produção antecipada da prova não previne a competência do juízo para a ação que venha a ser proposta.

§ 4º O juízo estadual tem competência para produção antecipada de prova requerida em face da União, de entidade autárquica ou de empresa pública federal se, na localidade, não houver vara federal.

§ 5º Aplica-se o disposto nesta Seção àquele que pretender justificar a existência de algum fato ou relação jurídica para simples documento e sem caráter contencioso, que exporá, em petição circunstanciada, a sua intenção.

Etapas da perícia

Pedido de perícia – As partes podem solicitar a perícia, ou o juiz pode determiná-la de ofício. O pedido pode ser feito por petição ou e-mail ao juiz, dependendo do procedimento interno da vara.
Nomeação do perito – O juiz nomeará um perito forense especializado em análise digital para realizar o trabalho.
Análise técnica – O perito utilizará ferramentas específicas para analisar o e-mail e o que ele contém. Isso inclui:
– Verificar a autenticidade do arquivo da mensagem.
– Identificar a origem, o destino e o conteúdo.
– Analisar o cabeçalho do e-mail, que contém informações técnicas sobre a transmissão.
– Rastrear o servidor de e-mail e os logs de registro, se necessário.
– Verificar possíveis alterações (adulterações) que possam ter ocorrido.
Laudo pericial – O perito apresentará um laudo técnico com os resultados da sua análise, que será anexado ao processo judicial.

Pontos importantes

·       Prova digital: Por ser um meio digital, um e-mail pode sofrer adulterações, por isso é crucial uma análise forense para garantir sua validade como prova.

·       Assinatura digital: E-mails com assinatura digital (como ICP-Brasil) podem ter valor de prova por si só, mas na ausência dela, a perícia é fundamental.

·       Cadeia de custódia: A análise da cadeia de custódia é vital para garantir que a prova não foi contaminada durante o processo de coletagem e análise.

O SINFAC-SP e a ABRAFESC tem excelentes parceiros fornecedores de e-mail certificados a um custo cada fez menor, e nas operações de valores mais altos, podem aliviar um default. 

Alexandre Fuchs das Neves é advogado e orientador jurídico do SINFAC-SP – Sindicato das Sociedades de Fomento Mercantil Factoring do Estado de São Paulo e da ABRAFESC.