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A realização, confecção e arquivamento da ata da assembleia dos sócios, que se reúnem com o objetivo de aprovar as contas existentes nas demonstrações contábeis, é obrigatória, conforme determina o art. 1.078 do Código Civil Brasileiro.
“A assembleia dos sócios deve realizar-se ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes à ao término do exercício social, com o objetivo de:
I - tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico;
II - designar administradores, quando for o caso;
III - tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia.
§ 1º Até trinta dias antes da data marcada para a assembleia, os documentos referidos no inciso I deste artigo devem ser postos, por escrito, e com a prova do respectivo recebimento, à disposição dos sócios que não exerçam a administração.
§ 2º Instalada a assembleia, proceder-se-á à leitura dos documentos referidos no parágrafo antecedente, os quais serão submetidos, pelo presidente, a discussão e votação, nesta não podendo tomar parte os membros da administração e, se houver, os do conselho fiscal.
§ 3º A aprovação, sem reserva, do balanço patrimonial e do de resultado econômico, salvo erro, dolo ou simulação, exonera de responsabilidade os membros da administração e, se houver, os do conselho fiscal.
§ 4º Extingue-se em dois anos o direito de anular a aprovação a que se refere o parágrafo antecedente.
Com base nos arts. 1.071 a 1.080 do Código Civil, podemos citar que:
- A realização e o registro da ata após sua aprovação, sem reserva, das demonstrações contábeis e do resultado econômico, salvo erro, dolo ou simulação, exonera de responsabilidade os membros da administração e, se houver, os do conselho fiscal.
- Extingue-se em dois anos o direito de anular a aprovação das contas dos administradores.
- As deliberações infringentes do contrato ou da lei tornam ilimitada a responsabilidade dos que expressamente as aprovaram.
A publicação das demonstrações contábeis em jornais de grande circulação não é obrigatória.
As sociedades limitadas somente deverão publicar em jornais de grande circulação as atas que tratem sobre:
- Redução de capital
- Dissolução da sociedade
- Extinção da sociedade
- Incorporação, fusão e/ou cisão da sociedade
O descumprimento do prazo, ou seja, 30 de abril, não resulte em nenhuma sanção pecuniária (ou seja, multa), pode gerar problemas futuros. A Junta Comercial pode exigir o cumprimento desses requisitos legais para o arquivamento de uma ata posterior, bem como, pode prejudicar um financiamento, uma operação, em razão de solicitações desta ata por instituições financeiras e outros entes.
Portanto, atenção para esta obrigação legal, e no cumprimento deste prazo.
Marco Antonio Granado, empresário contábil, contador, palestrante, escritor de artigos empresariais, consultor empresarial nas áreas contábil, tributária, trabalhista e de gestão empresarial. Bacharel em contabilidade e direito, pós-graduado em direito tributário e processo tributário, mestrando em contabilidade, controladoria e finanças na FIPECAFI. É consultor contábil, tributário, trabalhista e previdenciário do SINFAC-SP (Sindicato das Sociedades de Fomento Mercantil Factoring do Estado de São Paulo), palestrante da ANFAC (Associação Nacional do Fomento Comercial) e membro da 5ª Seção Regional do IBRACON (Instituto dos Auditores Independentes do Brasil).
(Publicado em 17/03/20)