GUARDAR DOCUMENTOS AINDA É NECESSÁRIO

Além de basear-se no débito e no crédito, podemos afirmar que a contabilidade contempla um turbilhão de dados financeiros e tributários, planilhas e muitos controles e inúmeros documentos, formando um sistema completo de informação.

Ou seja, em consonância a um software e a profissionais contábeis competentes, formam as bases da essência e a matéria-prima fundamental, para a obtenção de nosso tão sonhado e importante balanço.

Após o trabalho contábil concluído durante um período determinado, temos a condição de vislumbrar e obter relatórios contábeis com muita informação, norteando o funcionamento de uma empresa.

Sendo assim, temos a obrigação de organizar e arquivar todos os documentos utilizados neste processo de registro e apuração contábil, gerando relatórios, composições, informações contábeis utilizadas em nosso trabalho. Tornam-se, com isso, uma rica fonte de informações para os livros fiscais e contábeis que devem ser gerados, impressos e guardados, para fins fiscais, tributários e civis.

Guardar todos estes documentos, protegendo suas informações, é obrigatório, pois poderemos necessitar deles, para fazer prova de algum fato, de algum registro, ou mesmo para arguir no âmbito judicial.

Portanto, não deixem de ter sua documentação contábil bem organizada e em perfeito estado de conservação.

Existem leis que determinam prazos mínimos para isso sendo importante atentar para este pequeno detalhe, e cumprir nossa obrigação em cuidar dos nossos D O C U M E N T O S.

Montei abaixo uma relação com alguns dos principais documentos contábeis e tributários, com prazos mínimos de guarda:
 

Documentos:

Prazo para Guardá-los:   

Base Legal para Guardá-los:

Cheques, cópias de cheques, ordem bancárias, depósitos, extratos, contratos de crédito e financiamento

5 anos

Lei 5.172/66, art. 173

Contratos de parcerias e outros comerciais e financeiros

5 anos

Lei 5.172/66, art. 173

Notas fiscais e recibos

5 anos

arts. 195 e 174, CTN

 

Livros Diário Contábil

Indeterminado

Memória das Transações

Livros Razão Contábil

Indeterminado

Memória das Transações

Livros fiscais

 

5 anos

arts. 195 e 174, CTN, Memória das Transações

IR – Imposto de Renda

 

5 anos

arts. 173/174, CTN

CSLL – Contribuição Social sobre Lucro Líquido

 

5 anos

arts. 33 e 45, Lei 8.212/91

c/c Súmula Vinculante nº 8

STF

PIS – Programa de Integração Social

 

5 anos

arts. 33 e 45, Lei 8.212/91

c/c Súmula Vinculante nº 8

STF

Cofins - Contribuição para

Financiamento da Seguridade Social

5 anos

arts. 33 e 45, Lei 8.212/91

c/c Súmula Vinculante nº 8

STF

 

ICMS – Imposto sobre Circulação de

Mercadoria e Prestação de Serviços

 

5 anos

arts. 173/174, CTN

 

Declarações: DIPJ, DCTF, Dacon

 

5 anos

arts. 173/174, CTN

DASN – Declaração Anual do Simples

Nacional

5 anos

arts. 173/174, CTN, e art.

26, LC 123/06

DIRF - Declaração do Imposto Retido na Fonte

5 anos

arts. 173/174, CTN, e art.

28, IN SRF 784/07

Declaração de Ajuste Anual - IRPF e

Deduções

5 anos

arts. 173/174, CTN

GIA - Guia de Informação e Apuração

ICMS

5 anos

arts. 173/174, CTN, e art. 9º

Portaria CAT 46/00


Marco Antonio Granado é empresário contábil, contador, bacharel em direito, pós-graduado em direito tributário e consultor tributário e contábil do SINFAC-SP – Sindicato das Sociedades de Fomento Mercantil Factoring do Estado de São Paulo.

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