Gestão de benefícios e encargos trabalhistas: Evitando passivos e protegendo o fluxo de caixa

Publicado em 18/09/2025

Por Marco Antonio Granado

A gestão de benefícios, sendo eles: os obrigatórios e os espontâneos, e a gestão dos encargos trabalhistas é uma das áreas que mais costuma surpreender os empregadores.

Geralmente de forma negativa, ocorrem: erros na concessão, no cálculo ou no recolhimento e, desta forma, gera passivos trabalhistas e tributários que corroem o caixa, comprometem certificações fiscais e afetam reputação e governança.

Este artigo detalhado, explica os riscos mais comuns, apresentando um conjunto de medidas práticas, legais, contábeis e operacionais, para prevenção e remediação.

Os benefícios obrigatórios e espontâneos fazem parte da remuneração do empregado e devem ser tratados com planejamento, controle e conformidade legal.

Uma má gestão destes benefícios pode gerar passivos trabalhistas e tributários capazes de comprometer seriamente o caixa e a reputação do empregador.

Vamos entender o que são benefícios obrigatórios x espontâneos:

a) obrigatórios: exemplos clássicos: FGTS, INSS (contribuição previdenciária), IRRF (retenção de imposto), vale-transporte (quando aplicável), 13º, férias e seus adicionais, dentre outros;

b) espontâneos: vale-refeição, vale-alimentação, bônus, PLR (participação nos lucros e resultados), auxílios diversos, prêmios, ajuda de custo, dentre outros;

Muitos empresários optam por conceder benefícios espontâneos como forma de motivar a equipe, porém, surgem os problemas, quando esses benefícios são concedidos sem critérios claros ou sem registro formal, e assim, podemos estar nos deparamos com os seguintes riscos com esta atitude:

a) incorporação ao salário: pagamentos habituais e sem previsão documental podem ser convertidos em verba salarial em reclamatórias;

b) violação do princípio da isonomia: tratamento desigual entre empregados em mesma função gera pedidos de equiparação ou extensão do benefício.

c) passivos coletivos: o problema costuma atingir grupos (mesma função/área), multiplicando o impacto financeiro.

d) risco reputacional e clima organizacional: favorecimento aparente reduz a moral do empregador e aumenta turnover.

Citamos a seguir alguns exemplos práticos:

a) o bônus mensal não formalizado pago a 10 gerentes: reclamatória entende que é parcela salarial, ou seja, gerando reflexos em 13º, férias, FGTS sobre esses valores, retroativos por anos;

b) “ajuda de custo home office” entregue em dinheiro e de forma habitual: magistrado pode entender como parcela remuneratória.

Vamos mencionar abaixo algumas boas práticas e controles, para esta situações:

a) formalizar políticas: regulamento interno, aditivo contratual ou acordo coletivo que descreva elegibilidade, periodicidade e caráter do benefício (indenizatório x remuneratório);

b) critérios objetivos: cargo, metas, tempo mínimo de casa, avaliações documentadas;

c) registro e fluxo: aprovação em workflow, justificativa, evidências (metas batidas, presença, produtividade) e lançamento contábil específico;

d) revisão por amostragem: auditoria semestral em pagamentos atípicos;

e) comunicação transparente: comunicar regras por escrito ao empregado, bem como, solicitar a assinatura dos empregados, eles devem evidenciar que deram ciência a comunicação.

Outro ponto crítico é o não pagamento correto de benefícios obrigatórios.

Muitas vezes, por desconhecimento ou descuido, empresas acabam descumprindo a legislação, em vários itens, principalmente nos mencionados abaixo:

a) vale-transporte: deve ser concedido a todos os colaboradores que necessitam, com desconto máximo de 6% do salário-base, sendo assim, negar ou pagar parcialmente abre espaço para passivos;

b) vale-refeição/alimentação: quando fornecido via programas como o PAT, deve seguir regras específicas, sendo assim, os pagamentos em dinheiro podem descaracterizar a natureza indenizatória e gerar encargos;

c) PLR (Participação nos Lucros e Resultados): precisa seguir regras claras, acordadas previamente com representantes dos empregados, caso contrário, pode ser considerada salário disfarçado;

Citamos a seguir um exemplo prático:

Um empregador paga “ajuda de custo” mensal em dinheiro para alimentação, mas em uma ação trabalhista, esse valor pode ser entendido como salário, aumentando a base de cálculo de encargos.

Além dos benefícios diretos, o empregador também deve gerenciar corretamente os encargos incidentes sobre a folha de pagamento, não podemos esquecer que atrasos, erros ou omissões no recolhimento geram multas pesadas e podem atrair fiscalizações, sendo eles os principais:

a) INSS: deve ser recolhido mensalmente sobre salários e parcelas de natureza remuneratória. A omissão gera autuação e impede emissão de certidões negativas;

b) FGTS: recolhimento mensal de 8% do salário do colaborador. A ausência de depósitos é facilmente identificada pelo trabalhador via extrato da Caixa Econômica e pode resultar em ações judiciais;

c) IRRF: retenção e recolhimento do Imposto de Renda sobre salários e benefícios tributáveis. Falhas expõem a empresa a multas da Receita Federal.

Citamos a seguir um exemplo prático:

Se o empregador deixa de recolher FGTS por dois anos, pode ser acionada judicialmente para pagar o valor corrigido, acrescido de multa e honorários, comprometendo seriamente o caixa.

Para evitar passivos e manter conformidade, os empresários e gestores devem adotar uma gestão preventiva, a seguir algumas dicas:

a) formalização de benefícios: criar políticas internas claras, documentadas e comunicadas a todos os colaboradores;

b) revisão periódica da folha de pagamento: garantir que todos os encargos e benefícios estejam sendo calculados e recolhidos corretamente;

c) uso de tecnologia: sistemas de RH e folha integrados reduzem erros manuais e permitem controle em tempo real;

d) capacitação da equipe: profissionais de RH e contabilidade devem estar atualizados com a legislação trabalhista e tributária;

e) auditorias internas: revisões regulares evitam acúmulo de passivos e permitem correções antes de autuações.

Sendo assim, a gestão de benefícios e encargos trabalhistas não é apenas uma obrigação legal, mas uma prática estratégica que protege a empresa contra riscos financeiros e jurídicos.

Os benefícios concedidos sem critérios, direitos pagos parcialmente e falhas nos recolhimentos de encargos podem se transformar em passivos milionários, além de comprometer a imagem da empresa no mercado e a relação de confiança com os empregados.

Por outro lado, os empregadores que tratam a gestão de benefícios com transparência, organização e conformidade legal fortalecem sua governança, aumentam a satisfação dos funcionários e criam bases sólidas para um crescimento sustentável.

A má gestão de benefícios e encargos trabalhistas é um risco material para qualquer empregador, seja ele, de porte pequeno, médio ou grande.

A solução deste problema combina três frentes: governança (política e documentação), controles (processos e auditorias) e tecnologia (integração e automação).

Empregadores que agem preventivamente reduzem passivos, protegem o caixa e fortalecem a relação com empregados, convertendo conformidade em vantagem competitiva.

Marco Antonio Granado, empresário contábil, contador, palestrante e escritor de mais de 8.000 artigos empresariais. Atua como consultor empresarial nas áreas contábil, fiscal, tributária, trabalhista e de gestão empresarial. É docente na UNISESCON-SP, SINDCONT-SP, CRC-SP, SINFAC-SP, ABRAFESC e outras entidades. Atua como orientador contábil, tributário, trabalhista e previdenciário do SINFAC-SP e da ABRAFESC. Foi conselheiro consultivo da JUCESP (2019–2022). É membro da 5ª Seção Regional do IBRACON (2017–2025). Bacharel em Contabilidade e em Direito, pós-graduado em Direito Tributário e Processo Tributário, mestre em Contabilidade, Controladoria e Finanças pela FIPECAFI-USP.