O empregado sumiu, mas continua na folha de pagamento: você pode simplesmente apagar esse nome?

Publicado em 5/11/2026

Por Marco Antonio Granado

Toda empresa com alguns anos de estrada conhece, ou ainda vai conhecer, uma situação que parece saída de um romance de mistério, em que um colaborador se afasta por doença ou incapacidade para o trabalho, passa a receber benefício do INSS e, à medida que o tempo corre, os telefonemas deixam de ser atendidos, as cartas retornam ao remetente e ninguém mais sabe dizer onde ele está, se melhorou, se piorou ou se ainda está vivo, enquanto o seu nome permanece, mês após mês, no cadastro da folha de pagamento, até que um dia surge na mesa da diretoria a pergunta tão simples quanto perigosa sobre a possibilidade de retirá-lo de lá de uma vez por todas.

A resposta curta, que talvez frustre quem esperava uma solução rápida, é que não, ao menos não por decisão unilateral e não enquanto o vínculo estiver juridicamente suspenso, e isso vale para qualquer tempo de afastamento, por mais longo que ele seja, mas a resposta completa é bem mais interessante, porque a legislação oferece caminhos seguros para encerrar o impasse, desde que o empresário saiba identificar em qual cenário se encontra e documente cada passo com o cuidado de quem sabe que, mais cedo ou mais tarde, aquela decisão poderá ser examinada por um juiz do trabalho.

O ponto de partida está na própria Consolidação das Leis do Trabalho, cujo artigo 476 determina que o empregado em gozo de auxílio-doença, hoje chamado de auxílio por incapacidade temporária, seja considerado em licença não remunerada durante o período do benefício, regra reforçada pelo artigo 63 da Lei 8.213/91, segundo o qual o segurado nessa condição é considerado pela empresa como licenciado, o que significa, na prática, que o contrato entra em uma espécie de pausa em que a empresa não paga salário e o empregado não presta serviço, mas o vínculo continua vivo e produzindo efeitos, aguardando o momento de ser retomado.

O raciocínio não muda quando o benefício temporário se converte em aposentadoria por invalidez, atualmente denominada aposentadoria por incapacidade permanente, pois o artigo 475 da CLT estabelece que também nesse caso o contrato fica suspenso, e a razão é que, apesar do nome, essa aposentadoria não é definitiva, já que os artigos 43, 47 e 101 da Lei 8.213/91 preveem perícias periódicas e o cancelamento do benefício caso o segurado recupere a capacidade, hipótese em que o parágrafo primeiro do mesmo artigo 475 lhe assegura o retorno à função que ocupava, direito igualmente reconhecido pela Súmula 160 do Tribunal Superior do Trabalho, de modo que o simples passar dos anos não transforma a suspensão em extinção, e a antiga referência a um prazo de cinco anos, que constava da Súmula 217 do Supremo Tribunal Federal, foi construída sob legislação já superada e não costuma ser aplicada como limite pela Justiça do Trabalho.

Quem decide resolver o problema com uma canetada, promovendo a dispensa sem justa causa de um empregado com contrato suspenso, corre o sério risco de ver o ato declarado nulo, porque a jurisprudência predominante do TST entende que a rescisão não pode produzir efeitos enquanto durar o benefício, como se extrai, por analogia, da Súmula 371, e o resultado costuma ser a reintegração do trabalhador acompanhada do pagamento de salários e demais vantagens do período, muitas vezes somados a indenização por danos morais, sem contar que outras obrigações seguem existindo durante o afastamento, como a manutenção do plano de saúde oferecido pela empresa nos casos de auxílio-doença acidentário ou de aposentadoria por invalidez, conforme a Súmula 440 do TST, e os depósitos do FGTS quando o afastamento decorre de acidente de trabalho, por força do artigo 15, parágrafo quinto, da Lei 8.036/90.

O cenário muda por completo quando o benefício previdenciário deixa de existir, e esse é um desfecho bastante provável quando o segurado some sem deixar rastro, uma vez que a falta de comparecimento às perícias convocadas pelo INSS ou a ausência de comprovação de vida podem levar à suspensão ou ao cancelamento do pagamento, e a partir do momento em que o benefício cessa o empregado tem o dever de se reapresentar ao trabalho, de forma que, se ele não retornar nem justificar a ausência no prazo de trinta dias, presume-se o abandono de emprego, nos termos da Súmula 32 do TST, autorizando a dispensa por justa causa prevista no artigo 482, alínea i, da CLT, lembrando sempre que o ônus de provar o abandono é do empregador, razão pela qual convém reunir o documento do INSS que indica a data de cessação do benefício, as convocações para retorno enviadas ao último endereço conhecido por carta com aviso de recebimento, telegrama ou notificação extrajudicial em cartório e, como reforço, a publicação de edital em jornal, que isoladamente tem valor probatório limitado.

Outra hipótese de encerramento é o falecimento do empregado, que extingue o contrato de pleno direito e pode ser verificado por meio de consulta aos cartórios de registro civil e ao Sistema Nacional de Informações de Registro Civil, caso em que as verbas rescisórias devem ser pagas aos dependentes habilitados perante a Previdência Social ou, na falta deles, aos sucessores indicados em alvará judicial, como determina a Lei 6.858/80, havendo ainda a possibilidade de declaração judicial de ausência ou de morte presumida, disciplinada pelos artigos 6º, 7º e 22 e seguintes do Código Civil, embora esse caminho costume ser trilhado pela família, e não pela empresa.

Se, ao contrário, a investigação revelar que o benefício continua ativo, inclusive sob a forma de aposentadoria por incapacidade permanente, a conduta correta é manter o empregado no cadastro com o afastamento devidamente informado no eSocial, por meio do evento S-2230, cumprindo as obrigações acessórias que ainda subsistem, já que nesse cenário não existe fundamento legal para o desligamento, por mais desconfortável que seja conviver com um vínculo aparentemente sem rosto.

Diante de um caso assim, o primeiro movimento do gestor deve ser descobrir a real situação do empregado junto ao INSS, apurando se o benefício está ativo, se foi cessado ou se foi convertido em aposentadoria, e em que data isso ocorreu, para em seguida verificar a existência de registro de óbito e, confirmada a cessação do benefício sem retorno ao trabalho, promover as convocações formais, aguardar o prazo de trinta dias e somente então formalizar a justa causa por abandono, tendo à mão a alternativa da ação de consignação em pagamento na Justiça do Trabalho para depositar as verbas rescisórias quando não houver a quem pagá-las, o que confere segurança jurídica à quitação e afasta a multa por atraso.

Mais do que resolver um caso isolado, essa situação serve de alerta para a importância de uma gestão ativa dos afastamentos, com acompanhamento periódico dos benefícios, atualização constante de endereços e contatos e registro organizado de todas as comunicações, porque o empregado que desaparece não é apenas um nome esquecido no sistema, mas um contrato que continua gerando direitos e riscos, e a empresa que trata o tema com método, prudência e apoio de uma assessoria jurídica trabalhista transforma um potencial passivo em uma decisão bem fundamentada, deixando de lado o improviso que, nesse terreno, costuma sair muito caro.

Marco Antonio Granado, contador (1988), empresário contábil (1994), perito contador (1999), consultor empresarial (2007), autor de mais de 4.500 artigos voltados ao universo empresarial, atuou em grandes empresas nacionais em multinacionais como: contador, gerente contábil, gerente financeiro, controller, diretor financeiro. Atua como consultor, orientador e conselheiro: contábil, tributário, financeiro, trabalhista e previdenciário, assessorando empresas na organização de processos, no planejamento estratégico, na mitigação de riscos, na otimização de cargas fiscais e na implementação de práticas de gestão que fortalecem a governança e a competitividade do negócio. Docente e palestrante nas instituições: SINFAC-SP (2012), ABRAFESC (2020), UNISESCON-SP/AESCON-SP (2021), SINDICONT-SP (2021), CRC-SP (2022), OAB-SP (2024), Universidade São Judas Tadeu (USJT) (2026), entre outras entidades de destaque no cenário profissional e acadêmico, em âmbito nacional. Exerce(eu) as atividades de: Consultor contábil, tributário, trabalhista e previdenciário no SINFAC-SP (2012) e da ABRAFESC (2020), Conselheiro Consultivo da JUCESP (2019–2022) (2026-2029), foi membro da 5ª Seção Regional do IBRACON (2017–2025), Membro da Comissão de Direito das Micro e Pequenas Empresas da OAB/SP (2025 até hoje). A trajetória acadêmica: Doutorando em Controladoria, Finanças e Tecnologias da Gestão (Mackenzie) (2026), Mestre em Contabilidade, Controladoria e Finanças (FIPECAFI-USP) (2020), Pós-Graduado em Direito Tributário e Processo Tributário (USJT) (2015), Bacharel em Direito (UNIP) (2005) e Bacharel em Contabilidade (USJT) (1988).