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Além de basear-se no débito e no crédito, podemos afirmar que a contabilidade contempla um turbilhão de dados financeiros e tributários, planilhas e muitos controles e inúmeros documentos, formando um sistema completo de informação.
Ou seja, em consonância a um software e a profissionais contábeis competentes, formam as bases da essência e a matéria-prima fundamental, para a obtenção de nosso tão sonhado e importante balanço.
Após o trabalho contábil concluído durante um período determinado, temos a condição de vislumbrar e obter relatórios contábeis com muita informação, norteando o funcionamento de uma empresa.
Sendo assim, temos a obrigação de organizar e arquivar todos os documentos utilizados neste processo de registro e apuração contábil, gerando relatórios, composições, informações contábeis utilizadas em nosso trabalho. Tornam-se, com isso, uma rica fonte de informações para os livros fiscais e contábeis que devem ser gerados, impressos e guardados, para fins fiscais, tributários e civis.
Guardar todos estes documentos, protegendo suas informações, é obrigatório, pois poderemos necessitar deles, para fazer prova de algum fato, de algum registro, ou mesmo para arguir no âmbito judicial.
Portanto, não deixem de ter sua documentação contábil bem organizada e em perfeito estado de conservação.
Existem leis que determinam prazos mínimos para isso sendo importante atentar para este pequeno detalhe, e cumprir nossa obrigação em cuidar dos nossos D O C U M E N T O S.
Montei abaixo uma relação com alguns dos principais documentos contábeis e tributários, com prazos mínimos de guarda:
Documentos: |
Prazo para Guardá-los: |
Base Legal para Guardá-los: |
Cheques, cópias de cheques, ordem bancárias, depósitos, extratos, contratos de crédito e financiamento |
5 anos |
Lei 5.172/66, art. 173 |
Contratos de parcerias e outros comerciais e financeiros |
5 anos |
Lei 5.172/66, art. 173 |
Notas fiscais e recibos |
5 anos |
arts. 195 e 174, CTN
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Livros Diário Contábil |
Indeterminado |
Memória das Transações |
Livros Razão Contábil |
Indeterminado |
Memória das Transações |
Livros fiscais
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5 anos |
arts. 195 e 174, CTN, Memória das Transações |
IR – Imposto de Renda
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5 anos |
arts. 173/174, CTN |
CSLL – Contribuição Social sobre Lucro Líquido
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5 anos |
arts. 33 e 45, Lei 8.212/91 c/c Súmula Vinculante nº 8 STF |
PIS – Programa de Integração Social
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5 anos |
arts. 33 e 45, Lei 8.212/91 c/c Súmula Vinculante nº 8 STF |
Cofins - Contribuição para Financiamento da Seguridade Social |
5 anos |
arts. 33 e 45, Lei 8.212/91 c/c Súmula Vinculante nº 8 STF
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ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços
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5 anos |
arts. 173/174, CTN
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Declarações: DIPJ, DCTF, Dacon
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5 anos |
arts. 173/174, CTN |
DASN – Declaração Anual do Simples Nacional |
5 anos |
arts. 173/174, CTN, e art. 26, LC 123/06 |
DIRF - Declaração do Imposto Retido na Fonte |
5 anos |
arts. 173/174, CTN, e art. 28, IN SRF 784/07 |
Declaração de Ajuste Anual - IRPF e Deduções |
5 anos |
arts. 173/174, CTN |
GIA - Guia de Informação e Apuração ICMS |
5 anos |
arts. 173/174, CTN, e art. 9º Portaria CAT 46/00 |
Marco Antonio Granado é empresário contábil, contador, bacharel em direito, pós-graduado em direito tributário e consultor tributário e contábil do SINFAC-SP – Sindicato das Sociedades de Fomento Mercantil Factoring do Estado de São Paulo.