EVITE RECLAMAÇÕES TRABALHISTAS

Dentre as várias preocupações que o empresário tem atualmente, podemos citar o recebimento de notificação de um processo trabalhista, contendo em anexo sua inicial e as reivindicações de um ex-empregado, ou até mesmo de um empregado que esteja ativo em sua empresa.

Insisto em dizer que, por mais que se invista em segurança do trabalho, recursos humanos, assessoria jurídica, muitas vezes estes processos são inevitáveis, em razão do alto índice de estímulos existentes em nossa legislação e organismos nocivos à boa-fé e à boa ética empresarial.

Sendo assim, cabe ao empregador estabelecer alguns cuidados, se prevenindo de maneira mais profissional e técnica, observando mais cautelosamente os seguintes itens:

• Não mantenha, jamais, funcionários sem registro em sua empresa, seja CLT, autônomos, terceirizados, prestadores de serviço, todos devem estar bem documentados quanto ao seu vínculo, seja ele periódico ou permanente, empregatício ou autônomo.

• Quando o empregado for vinculado à CLT, este deve ser registrado desde o primeiro dia de trabalho, não existindo legalmente em nenhuma hipótese, a condição em realizar alguma experiência por algum período de tempo, e depois registrá-lo.

• Mantenha um relacionamento sério e profissional com seus empregados, registrando tudo que for acordado por escrito, formalizando seus detalhes e suas especificidades.

• Respeite o intervalo para refeição e descanso do empregado, cumprindo a determinação em não ultrapassar o limite legal das 44 horas semanais, em que tal descontrole poderá ser pleiteado e caracterizado como horas extras.

• Observe a legislação quanto à obrigatoriedade em manter o controle de ponto dos empregados em um relógio de ponto, caso esta obrigatoriedade não lhe atinja, tenha ao menos o livro de ponto manual, para que se registre a entrada e saída dos funcionários, assim terá ao menos a comprovação dos horários praticados por seus empregados, que não poderão pleitear que trabalharam além do acordado.

• Faça somente todos os créditos quanto aos pagamentos de seus empregados, em uma conta corrente do empregado de uma instituição financeira, nunca pague em dinheiro, assim terá comprovação legal de qualquer pagamento realizado.

• Tenha todos os recibos de férias, 13º salário, holerites, enfim todos, assinados por seu empregado.

• Organize todos os documentos de cada um de seus empregados em pastas individuais, cronologicamente e por tipo de pagamento.

Enfim, resumidamente para evitar reclamação trabalhista se fazem necessários o respeito e o cumprimento à risca da legislação trabalhista, além de manter os documentos e comprovantes de salários, férias, INSS e FGTS organizados e bem guardados.

Para isto, vamos fazer memória do tempo de guarda dos documentos trabalhistas demonstrado no quadro abaixo:

 

 

Documentos

Prazo para guardá-los

Base legal para 
guardá-los

- Contrato de trabalho

- Livros de Inspeção do Trabalho

- Livro de Ata da Cipa

- Livro ou ficha de registro de empregado

- Rais - Relação Anual de Informações Sociais

Indeterminado

art. 603 da CLT, art. 19 do Decreto nº 3.048/99, estes documentos servem para comprovar o tempo de serviços, portanto, são importantíssimos

Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário, controle de ponto

5 anos

art. 7º, XXIX, CF e art. 11 da CLT

Termo de rescisão do contrato de trabalho

5 anos

art. 7º, XXIX, CF

Folha de pagamento

10 anos

art. 225, I e § 5º, Dec. n º3.048/99

FGTS - Fundo de Garantia do Tempo de Serviço

30 anos

art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/90 e Súmula nº 362 do TST

GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social

30 anos

art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/90

GRRF - Guia de recolhimento rescisório do FGTS

30 anos

art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/90

GPS - Guia da Previdência Social

5 anos

art. 45, Lei nº 8.212/91 c/c Súmula Vinculante nº 8 do STF

Contribuição sindical

5 anos

578/579 da CLT c/c arts. 173 e 217 do CTN

Caged - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

3 anos

art. 1º, § 2º, Portaria MTE 235/03

- Acordo de compensação

- Acordo de prorrogação de horas

- Atestado médico

- Autorização para descontos não previstos em lei

- Comprovante de entrega de comunicação de dispensa (CD):

- Documentos relativos às eleições da Cipa

- Contribuições Assistencial e Confederativa (para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo prescricional)

- Mapa anual de acidente do trabalho

- Recibo de abono de férias

- Recibo de férias

- Vale-transporte

5 anos

CF, art. 7º, inciso XXIX, na redação da Emenda Constitucional nº 28/2000

 

Portaria MTb nº 3.214/78 NR 5, subitem 5.40, letra “j”, na redação da Portaria SSST nº 8/99

 

Portaria  Mtb nº 3.214/78 – NR 4, item 4.12, letra “j”, na redação da Portaria SSMT nº 33/83

- Documentos sujeitos à fiscalização do INSS (folha de pagamento, recibo e ficha de salário-família, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, Guia de Recolhimento Previdenciário)

- PIS/PASEP – a contar da data prevista para seu recolhimento

- Salário Educação

10 anos

Arts. 348 e 349 do RPS, aprovado pelo Decreto nº 3.048/99
 

Art. 10 do Decreto Lei nº 2.052/83
 

Art. 1º do Dec. 3.142/99

- Exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação clínica e exames complementares

20 anos

Subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5.1 da NR 7, na 
redação dada pela 
Portaria SSST nº 24/94



Marco Antonio Granado é empresário contábil, contador, bacharel em direito, pós-graduado em direito tributário e consultor tributário e contábil do SINFAC-SP – Sindicato das Sociedades de Fomento Mercantil Factoring do Estado de São Paulo.
 

Dentre as várias preocupações que o empresário tem atualmente, podemos citar o recebimento de notificação de um processo trabalhista, contendo em anexo sua inicial e as reivindicações de um ex-empregado, ou até mesmo de um empregado que esteja ativo em sua empresa.

Insisto em dizer que, por mais que se invista em segurança do trabalho, recursos humanos, assessoria jurídica, muitas vezes estes processos são inevitáveis, em razão do alto índice de estímulos existentes em nossa legislação e organismos nocivos à boa-fé e à boa ética empresarial.

Sendo assim, cabe ao empregador estabelecer alguns cuidados, se prevenindo de maneira mais profissional e técnica, observando mais cautelosamente os seguintes itens:

• Não mantenha, jamais, funcionários sem registro em sua empresa, seja CLT, autônomos, terceirizados, prestadores de serviço, todos devem estar bem documentados quanto ao seu vínculo, seja ele periódico ou permanente, empregatício ou autônomo.

• Quando o empregado for vinculado à CLT, este deve ser registrado desde o primeiro dia de trabalho, não existindo legalmente em nenhuma hipótese, a condição em realizar alguma experiência por algum período de tempo, e depois registrá-lo.

• Mantenha um relacionamento sério e profissional com seus empregados, registrando tudo que for acordado por escrito, formalizando seus detalhes e suas especificidades.

• Respeite o intervalo para refeição e descanso do empregado, cumprindo a determinação em não ultrapassar o limite legal das 44 horas semanais, em que tal descontrole poderá ser pleiteado e caracterizado como horas extras.

• Observe a legislação quanto à obrigatoriedade em manter o controle de ponto dos empregados em um relógio de ponto, caso esta obrigatoriedade não lhe atinja, tenha ao menos o livro de ponto manual, para que se registre a entrada e saída dos funcionários, assim terá ao menos a comprovação dos horários praticados por seus empregados, que não poderão pleitear que trabalharam além do acordado.

• Faça somente todos os créditos quanto aos pagamentos de seus empregados, em uma conta corrente do empregado de uma instituição financeira, nunca pague em dinheiro, assim terá comprovação legal de qualquer pagamento realizado.

• Tenha todos os recibos de férias, 13º salário, holerites, enfim todos, assinados por seu empregado.

• Organize todos os documentos de cada um de seus empregados em pastas individuais, cronologicamente e por tipo de pagamento.

Enfim, resumidamente para evitar reclamação trabalhista se fazem necessários o respeito e o cumprimento à risca da legislação trabalhista, além de manter os documentos e comprovantes de salários, férias, INSS e FGTS organizados e bem guardados.

Para isto, vamos fazer memória do tempo de guarda dos documentos trabalhistas demonstrado no quadro abaixo:

 

 

Documentos

Prazo para guardá-los

Base legal para 
guardá-los

- Contrato de trabalho

- Livros de Inspeção do Trabalho

- Livro de Ata da Cipa

- Livro ou ficha de registro de empregado

- Rais - Relação Anual de Informações Sociais

Indeterminado

art. 603 da CLT, art. 19 do Decreto nº 3.048/99, estes documentos servem para comprovar o tempo de serviços, portanto, são importantíssimos

Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário, controle de ponto

5 anos

art. 7º, XXIX, CF e art. 11 da CLT

Termo de rescisão do contrato de trabalho

5 anos

art. 7º, XXIX, CF

Folha de pagamento

10 anos

art. 225, I e § 5º, Dec. n º3.048/99

FGTS - Fundo de Garantia do Tempo de Serviço

30 anos

art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/90 e Súmula nº 362 do TST

GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social

30 anos

art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/90

GRRF - Guia de recolhimento rescisório do FGTS

30 anos

art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/90

GPS - Guia da Previdência Social

5 anos

art. 45, Lei nº 8.212/91 c/c Súmula Vinculante nº 8 do STF

Contribuição sindical

5 anos

578/579 da CLT c/c arts. 173 e 217 do CTN

Caged - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

3 anos

art. 1º, § 2º, Portaria MTE 235/03

- Acordo de compensação

- Acordo de prorrogação de horas

- Atestado médico

- Autorização para descontos não previstos em lei

- Comprovante de entrega de comunicação de dispensa (CD):

- Documentos relativos às eleições da Cipa

- Contribuições Assistencial e Confederativa (para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo prescricional)

- Mapa anual de acidente do trabalho

- Recibo de abono de férias

- Recibo de férias

- Vale-transporte

5 anos

CF, art. 7º, inciso XXIX, na redação da Emenda Constitucional nº 28/2000

 

Portaria MTb nº 3.214/78 NR 5, subitem 5.40, letra “j”, na redação da Portaria SSST nº 8/99

 

Portaria  Mtb nº 3.214/78 – NR 4, item 4.12, letra “j”, na redação da Portaria SSMT nº 33/83

- Documentos sujeitos à fiscalização do INSS (folha de pagamento, recibo e ficha de salário-família, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, Guia de Recolhimento Previdenciário)

- PIS/PASEP – a contar da data prevista para seu recolhimento

- Salário Educação

10 anos

Arts. 348 e 349 do RPS, aprovado pelo Decreto nº 3.048/99
 

Art. 10 do Decreto Lei nº 2.052/83
 

Art. 1º do Dec. 3.142/99

- Exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação clínica e exames complementares

20 anos

Subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5.1 da NR 7, na 
redação dada pela 
Portaria SSST nº 24/94



Marco Antonio Granado é empresário contábil, contador, bacharel em direito, pós-graduado em direito tributário e consultor tributário e contábil do SINFAC-SP – Sindicato das Sociedades de Fomento Mercantil Factoring do Estado de São Paulo.
 

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